Office Manager:in

Teilzeit · ca. 30 Std./Woche · 5-Tage-Woche vor Ort · Unbefristet · Start: 01.11. oder 01.12.2026 · Villingen-Schwenningen

Deine Aufgaben

• Verträge & Abrechnung – Du betreust unsere Support- und Wartungsverträge, rechnest Leistungen und App-Nutzung ab und hältst die Vertragsablage in Ordnung.
• Zahlungsverkehr & Mahnwesen – Du behältst Zahlungseingänge im Blick, gleichst offene Rechnungen ab und führst bei Bedarf das Mahnwesen durch.
• Buchhaltungsvorbereitung – Du sammelst und sortierst Belege, ordnest Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu und bereitest die Unterlagen für unseren Steuerberater vor.
• Kundendaten & CRM – Du pflegst unser CRM-System, legst neue Kunden an und sorgst für eine saubere, verlässliche Datenbasis.
• Telefon & Kundenkontakt – Du bist die freundliche erste Stimme am Telefon, nimmst Kundenanliegen auf, erstellst Support-Tickets und koordinierst Termine für unser Team.
• Allgemeine Büroorganisation – Postbearbeitung, Ablage und die kleinen organisatorischen Dinge, die ein Büro am Laufen halten.

Was du mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufleute) oder vergleichbare Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich.
• Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit – auf dich ist Verlass, bei Zahlen wie bei Zusagen. Das ist uns wichtiger als jedes Zertifikat.
• Freude am Kontakt mit Kunden und ein freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon.
• Eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise – du siehst, was zu tun ist.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen; Erfahrung mit CRM- oder Abrechnungssystemen ist ein Plus, aber kein Muss – wir arbeiten dich gründlich ein.
• Die Bereitschaft, an fünf Tagen pro Woche persönlich bei uns im Büro zu sein – als kleines Team leben wir vom direkten Austausch vor Ort.
• Lust, längerfristig Teil eines kleinen Teams zu werden, in dem der Mensch zählt.

Was wir dir bieten

• Sicherheit – Unbefristeter Arbeitsplatz in einem seit 30 Jahren etablierten Familienunternehmen mit treuem Kundenstamm.
• Planbare Zeiten – Feste, verlässliche Arbeitszeiten an 5 Tagen/Woche, schwerpunktmäßig vormittags – ideal vereinbar mit Familie und Privatleben.
• Urlaub – 30 Tage Urlaub im Jahr.
• Gründliche Einarbeitung – Persönliche Übergabe durch deine Vorgängerin, mit dokumentierten Abläufen und ohne Kaltstart.
• Kurze Wege – Flache Hierarchien – du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen.
• Familiäres Umfeld – Du bist keine Nummer, sondern eine tragende Säule unseres Teams.